La presente política tiene como objetivo establecer los parámetros para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y autorización de datos personales, con el fin de garantizar el derecho a la protección de la información personal de los titulares de los datos.
La presente política se aplica a todos los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S., incluyendo, pero no limitándose a los datos de los colaboradores internos (empleados), clientes, proveedores y contrapartes.
A continuación, presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos conceptos:
Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. que ha sido puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: El encargado del tratamiento de datos personales es la persona natural o jurídica que realiza la acción del tratamiento de los datos por instrucción o delegación del responsable del tratamiento de los datos.
Responsable del tratamiento: Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S actúan como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento de los datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de SOLUCIONES AGROPECUARIAS Y FINANCIERAS S.A.S.
Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos a través de una solicitud a los mecanismos establecidos por Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S.
Los mecanismos habilitados por Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S para la solicitud, son el correo electrónico CUMPLIMIENTO@SAFSAS.CO y carta escrita enviada a las oficinas de SOLUCIONES AGROPECUARIAS Y FINANCIERAS S.A.S. en la dirección Carrera 59#64-109 de la ciudad de barranquilla.
Para ejercer el derecho a la solicitud ya sea escrita o por correo electrónico (correo electrónico informado al momento de la vinculación) debe suministrar los siguientes datos:
- Nombres completos.
- Número de identificación.
- Dirección de contacto.
- Detalle de la solicitud (consulta, actualización, corrección, cancelación, oposición).
- Medio de la respuesta (por correo electrónico o escrita dirigida al titular)
La respuesta de SOLUCIONES AGROPECUARIAS Y FINANCIERAS S.A.S. deberá ser atendida dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción.
Responsable del tratamiento de datos.
El responsable del tratamiento los datos personales es Soluciones Agropecuarias y financieras S.A.S. con domicilio en Carrera 59#64-109 en la ciudad de Barranquilla y correo electrónico CUMPLIMIENTO@SAFSAS.CO , SOLUCIONES AGROPECUARIAS Y FINANCIERAS S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos y encargado de garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y demás normativas aplicables.
Funciones de Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S como responsable del tratamiento de los datos personales.
- Garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y demás normas aplicables.
- Diseñar e implementar políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de los datos personales.
- Capacitar a los empleados o colaboradores internos sobre la protección de los datos personales.
- Realizar auditorías y evaluaciones periódicas para garantizar el cumplimiento de la política y el programa de tratamiento de datos personales.
El encargado del tratamiento de datos personales debe actuar únicamente bajo las instrucciones del responsable del tratamiento de los datos personales en este caso Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S y debe garantizar protección de los datos personales de las personas físicas.
Responsabilidades del encargado del tratamiento de datos personales.
- Tratamiento de los datos: El encargado del tratamiento debe tratar los datos personales siguiendo las instrucciones del responsable del tratamiento, en este orden de ideas, los lineamientos estarán bajo la responsabilidad de Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S (SAF).
- Garantía de seguridad y confidencialidad: El encargado del tratamiento de los datos debe garantizar la confidencialidad de los datos, utilizando los mecanismos de seguridad física y tecnológica diseñados para evitar la fuga y el mal uso de la información.
-Mecanismos o lineamientos de seguridad diseñados para protección de la seguridad.
Los mecanismos o medidas son desarrollados con el fin de proporcionar la seguridad de la información de los datos recolectados y para dar cumplimiento.
- Oficial de protección de datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Principios.
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales debe ser realizado de acuerdo con la ley y los reglamentos aplicables. En ese orden de ideas los tratamientos de los datos personales de nuestras contrapartes serán atendidos bajo la Ley 1581 del 2012 de la regulación colombiana.
- Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe tener una finalidad legitima y especifica.
- Principio de libertad: El tratamiento de datos personales debe ser realizado con el consentimiento previo y expreso del titular de los datos.
- Principio de veracidad: Los datos personales deben ser exactos, completos y actualizados.
- Principio de transparencia: El tratamiento de los datos personales debe ser transparente y claro para el titular de los datos.
- Principio de seguridad: Los datos personales deben ser protegidos contra la pérdida, alteración, uso no autorizado o acceso no autorizado.
- Principio de confidencialidad: Los datos personales deben ser tratados de manera confidencial.
ü Derechos de los Titulares de los datos.
- Derecho de acceso: los titulares de los datos tienen derecho acceder a sus datos personales.
- Derecho de solicitud de autorización: Los titulares de los datos personales tienen derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada por SOLUCIONES AGROPECUARIAS Y FINANCIERAS S.A.S. salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Derecho de corrección: Los titulares de los datos tienen derecho a solicitar la corrección de sus datos personales.
- Derecho a la eliminación o supresión: Los titulares de los datos tienen derecho a solicitar la eliminación o supresión de sus datos personales siempre y cuando no esté asociado a los siguientes eventos o situaciones:
Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Soluciones Agropecuarias y financieras SAF, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
- Derecho de oposición: Los titulares de los datos conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales.
- Derecho a ser informado: Los titulares de los datos personales tienen derecho a ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
Proveedores:
Se busca tener información actualizada, consistente y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o aspiren a serlo, en su relación contractual y en específico sobre su comportamiento como Proveedor, aspectos administrativos, tributarios, financieros y logísticos en General.
Clientes finales:
Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. usará la información que suministre para:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual en cada una de las empresas respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ellas que hayan o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tengan, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
- Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole;
- Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera.
- Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicios, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto o servicio, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
- Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de las compañías.
- Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, en especial dar cumplimiento a obligaciones sobre Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Empleados:
La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía.
Serán manejados los datos personales que se suministren por parte del empleado en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación y serán conservados siempre y cuando exista un deber legal o contractual.
- La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012.
- De igual forma, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos, podrá ser denunciado penalmente por el delito de daño informático. Así mismo, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, podrá ser denunciado por la conducta de violación de datos personales. Se considerará una falta grave el incumplimiento de estas Políticas de Protección de Datos personales adoptado y publicado por Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. llegando a constituir una causal de suspensión o terminación del contrato laboral.
- En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (Conocer, actualizar y rectificar su información, con excepción de lo establecido en la ley.
Ex empleados:
La información se almacena con fines de conservación documental y archivo, información relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el término establecido en la ley laboral.
Candidatos en proceso de selección:
Recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. Con ella se busca identificar y estudiar las competencias y aptitudes de los candidatos más idóneos para ser vinculados, con el fin de situar a la persona en el contexto empresarial más adecuado a su perfil.
En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.
En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Soluciones Agropecuarias y Financieras tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.
Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. Aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento, razón por la cual se podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas.
De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto.
La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.
El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S. deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.
La política rige a partir del XX del mes de XXX del año 2025 por un término de diez (10) años y se encontrará dispuesta a disposición de los titulares a través de su remisión por el medio en el que se esté solicitando la información al mismo.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de Soluciones Agropecuarias y Financieras S.A.S., se podrán usar sus datos para un objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
Correo electrónico enviado a los titulares: saf@safsas.com
Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos telefónicos o comunicados por mensajería digital.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
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